Cuando tienes una tienda online, hay dos aspectos básicos para llevar una buena gestión de la misma:

Realizar una buena gestión de los pedidos es un aspecto fundamental para que tus clientes estén informados en cada momento del estado de sus pedidos.

Y cómo vas a ver ahora, sabiendo cómo se hace es muy sencillo de llevar a cabo.

Para gestionar los pedidos que recibes debes acceder desde el Panel de Control a través de Woocommerce > Pedidos.

Listado de Pedidos

Aquí te van a aparecer todos los pedidos que recibas y vas a poder de manera individual gestionar cada uno de ellos o incluso, hacerlo de manera masiva.

Como ves en la pantalla, únicamente aparece un pedido, que es el que he realizado para utilizar como ejemplo en esta publicación, pero si se tratara de una tienda online real, cada uno de los pedidos que vayas recibiendo te van a ir apareciendo en esa pantalla.

De modo que los pedidos más recientes siempre van a aparecer al principio del listado de pedidos. Si ahora recibiera otro pedido ( ficticio) aparecería por encima del que estás viendo en la pantalla.

Gestión individual de cada pedido

Para gestionar de manera individual cada uno de tus pedidos, basta con que pulses sobre ese pedido y te aparecerá la siguiente pantalla:

Detalles de un Pedido

Es esta pantalla encontrarás todos los Detalles del Pedido, que como ves es muy intuitiva:

General

Los detalles generales del pedido reflejan:

  • El día y hora en que se realizó ese pedido.
  • El Estado del Pedido:
    • En Espera: si el cliente elige como forma de pago la Transferencia bancaria, el pedido aparecerá en Estado de Espera. De forma que una vez, confirmes que la transferencia se ha efectuado, deberás cambiar de manera manual el estado del Pedido a Procesando o Completado, según sea el caso.
    • Pendiente de Pago: si el cliente elige cualquier forma de pago automática, es decir, pago con tarjeta en sus diversas modalidades ( Redsys, Stripe, Paypal, Bizum,..), aparecerá de manera momentánea el estado Pendiente de Pago hasta que se complete y sea efectiva la operación de pago, cambiando de manera automática al estado de procesando.
    • Procesando: cuando el pago asociado a ese pedido se han completado ya sea de manera automática o manera manual como te he explicado anteriormente, el pedido se encuentra en estado Procesando,y una vez que el pedido ya ha sido empaquetado y entregado a la agencia de transporte, deberás cambiar manualmente al estado Completado.
    • Completado: el pedido ya se ha tramitado y entregado a la agencia de transporte.
    • Cancelado: el pedido, que estaba Pendiente de pago ha sido cancelado por el administrador o por el cliente.
    • Reembolsado: cuando has devuelto el importe total o parcial del pedido al cliente
    • Fallido: cuando por alguna causa el pago del pedido no se ha completado.

Para Cambiar el Estado de un Pedido, sólo debes pulsar sobre el desplegable que aparece en la pestaña de Estado, seleccionar el estado al que necesites cambiar y posteriormente pulsar sobre el botón Actualizar, que se encuentra en la columna de la derecha de esa pantalla.

Facturación y Envío

Los datos de facturación y envío de ese cliente: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico,… aquí hay poco que aclarar..

Aunque sí hay una cosa que puede ser práctica para ti si alguna vez necesitas modificar algún dato ya sea de facturación o de envío.

Si te fijas en la pantalla de Detalles del Pedido, junto a Facturación y Envío aparece un símbolo de un lápiz. Si pulsar con el cursor sobre cualquiera de estos dos símbolos, podrás editar/ modificar cualquier dato de facturación y/o envío.

Notas del Pedido

En la columna de la derecha se encuentran las Notas del Pedido en las que Woocommerce va reflejando todas las acciones automáticas y manuales tanto por parte del cliente como por parte del administrador de la tienda online que se han llevado a cabo con ese pedido.

Y además, verás que aparecen en distintos colores en función del tipo de nota:

  • Notas de color morado: estas son notas relativas al pago del pedido y al estado del pedido
  • Notas de color gris: son notas privadas que puedes escribir sobre algún pedido y a las que el cliente no tiene acceso.
  • Notas de color azul: estas son notas que quieras enviar al cliente respecto a su pedido. Para ello, debes añadir previamente una nota al cliente y ésta se enviará automáticamente al cliente por correo electrónico.

Gestión de varios pedidos de manera simultánea

Cuando el volumen de pedidos que recibe una tienda online va siendo mayor, ir uno por uno cambiando el estado de cada pedido, supone una pérdida de tiempo en tu día a día.. y el tiempo es “oro”.

Por ello, te voy a mostrar cómo de una manera fácil y rápida puedes cambiar el estado de varios pedidos a la vez sobre los que quieras realizar una misma acción:

Volviendo a la pantalla en la que se encuentra el listado de todos los pedidos, verás que a la izquierda de cada pedido hay un recuadro pequeño o casilla. Sólamente tienes que seleccionar aquellos pedidos que quieres cambiar de estado ( eso sí, a un mismo estado) y elegir en el desplegable Acciones en Lote y pulsar en el botón Actualizar.

Como ves, la gestión de pedidos se basa en llevar un control lo más exhaustivo posible del estado real de cada pedido para que tus clientes estén informados en todo momento de ello.

Sé que te va a ser muy útil esta publicación en la gestión de tu tienda 🙂

Dejame un comentario aquí debajo y me cuentas qué te ha parecido o si te ha surgido alguna duda..

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